Le livret d’accueil : le guide de votre location saisonnière
Le livret d’accueil est l’un des premiers éléments que n’importe quel guide ou conseiller vous recommandera de mettre en place dès votre ouverture. À juste titre, le livret d’accueil remplit un véritable rôle de concierge dans votre location saisonnière et pourrait vous éviter bien des désagréments.
Pourquoi créer un livret d'accueuil ?
Le livret d’accueil, c’est tout simplement l’une des premières impressions qu’auront vos voyageurs de votre location saisonnière. Il va donner le ton de leur séjour chez vous.
Chez Welcome Brigade nous éditons pour chaque logement un livret d’accueil en ligne, ce livret d’accueil décliné en 3 langues permet aux voyageurs de connaître, dès leur confirmation de réservation faite de connaitre tous les détails de leur séjour (Accès, Parking, Règlement de la maison, Bons plans et bonnes adresses autour de l’appartement, etc…)
Vous donnerez une bonne impression de vos services à vos voyageurs, mais en plus, ils auront pris le temps de lire les us et coutumes de la maison et poseront beaucoup moins de questions concernant les menus détails.
Un livret d’accueil bien conçu donnera à vos voyageurs la promesse d’expériences personnelles qu’ils sont venus chercher en louant votre hébergement indépendant.
Il se doit d’être accueillant, utile et facile à utiliser. En effet, en ouvrant le livret d’accueil, vos voyageurs doivent se sentir les bienvenus dans ce lieu. Ce ne doit surtout pas être une liste de règles à respecter, de choses à faire et à ne pas faire.
Au contraire, il doit leur donner l’impression que tout a été arrangé et pensé pour leur offrir la meilleure expérience qui soit. Ce livret doit donc également être bien construit, bien pensé. Pour qu’il soit à la fois utile et simple à utiliser.
Que doit contenir le Livret d'accueuil ?
Pour qu’il soit facile d’utilisation, votre livret d’accueil doit être structuré. Commençons donc par le premier objectif de votre livret. Il doit être, comme son nom l’indique, accueillant.
UN MOT DE BIENVENUE
La première page doit tout simplement être un mot de bienvenue de votre part. Ce mot n’a pas besoin d’être très long, au contraire : un paragraphe peut suffire. Il doit être chaleureux et surtout donner l’envie au lecteur de lire la suite.
Dans l’optique de créer un livret qui soit pratique, continuez tout simplement par un sommaire.
L’HISTORIQUE DE VOTRE HÉBERGEMENT
Ensuite, si vous le souhaitez (cette partie est facultative), vous pouvez écrire une page concernant l’histoire de votre établissement. Pourquoi vous avez décidé de le créer, quels travaux vous avez effectués. Et si vous avez des photos d’avant / après les travaux c’est l’occasion de les glisser, mais attention, seulement si elles sont qualitatives. Cette partie permettra d’assouvir la curiosité de certains voyageurs et leur permettra de faire plus amples connaissances avec vous.
LES INFORMATIONS IMPORTANTES
Ensuite, créez une partie dans votre livret d’accueil qui contienne les informations importantes à connaître s’il devait leur arriver un problème. Cette liste peut inclure par exemple les coordonnées de la gendarmerie la plus proche, l’hôpital, un vétérinaire (si vous acceptez les animaux), le numéro de téléphone des pompiers, etc… Pensez surtout aux voyageurs internationaux qui ne connaissent pas forcément le système de soins français.
UN GUIDE DE LA MAISON
Dans une nouvelle rubrique, insérez un guide de la maison. Sans parler de règles, indiquez les informations qu’ils doivent connaître sur votre établissement pour que leur séjour se déroule aux mieux. Donnez toujours l’impression que ces « règles » existent pour leur bien-être. Faites figurer ici les modalités et horaires de check-out, le système de gestion des déchets, les règles de copropriété si votre hébergement est dans un immeuble, les instructions de parking, indiquez si l’hébergement est non-fumeur, etc… Vous pouvez également inclure la procédure à suivre s’ils venaient à endommager quelque chose.
LES MANUELS D’UTILISATION DE VOS ÉQUIPEMENTS
Dans la rubrique suivante, insérez les manuels d’utilisation des éléments à leur disposition dans votre hébergement. Il n’y a rien de plus frustrant pour un voyageur que de chercher pendant des heures à comprendre comment fonctionne vos appareils et cela évitera également qu’ils endommagent votre équipement en l’utilisant de la mauvaise façon. Vous pouvez donc donner des instructions concernant la télévision, le Wifi (n’oubliez pas le mot de passe), le lave-linge, le lave-vaisselle, le spa, le sauna, le thermostat, les outils de cuisine, le barbecue, la cheminée, etc… Encore une fois pensez aux voyageurs internationaux qui bien souvent n’ont pas les mêmes appareils qu’en France. Finalement, ne vous contentez pas de copier/coller les notices des appareils, il y a peu de chance qu’elles soient lues. Faites simple, l’objectif est de leur faciliter la vie pour qu’ils passent un agréable séjour.
LES CHOSES À FAIRE ET À VOIR
Dans une dernière rubrique faites figurer un guide des activités à faire (et des visites à effectuer) aux alentours de votre établissement. C’est l’occasion idéale de partager vos bons plans et vos bonnes adresses. Quand des voyageurs réservent des établissements indépendants, c’est aussi dans l’optique de sortir des sentiers battus et d’éviter le tourisme de masse. Vos recommandations personnelles seront sans nul doute grandement appréciées. Faites-y figurer les informations suivantes :
- Restaurants, bars et cafés que vous appréciez
- Meilleurs commerçants de la ville (boulangerie, épicerie, boucher, fromager, etc…)
- Marché le plus proche ainsi que ses horaires d’ouverture
- Meilleures adresses pour une escapade shopping
- Activités intérieures en cas de mauvais temps (théâtre, cinéma, salle de spectacles, bowling, etc…)
- Activités de plein air (piscine, plage, randonnées, piste cyclables, etc…)
- Activités culturelles (musées, conférences, guides touristiques, etc…)
- Contacts de partenaires si vous en avez (masseur, professeur de yoga, guide touristique, chef à domicile, etc…)
- Transports (l’arrêt de bus le plus proche, la gare, l’aéroport, une compagnie de taxi, etc…).
Finalement, les informations que vous choisirez de faire figurer dans cette rubrique ne seront limitées que pas votre imagination. Vous pouvez y faire figurer tout ce que vous souhaitez, l’important est que cela soit bien organisé, clair et bien présenté de telle sorte que les voyageurs aient envie de lire votre livret d’accueil.